Oficinas, cubículos, espacios abiertos....oh my!
Hoy en día existen muchas opciones cuando se habla de espacios de trabajo en compañías. Existen oficinas con puertas y sin puertas. Muros transparentes y no transparentes. Cubículos con muros altos y otros con muros bajos. También existen espacios virtualmente con cero barreras ó sin privacidad en las zonas de trabajo. Muchas compañías están optando por cambiar las oficinas en vidrio, por espacios abiertos, y areas para trabajo en grupo y conversación. La pregunta es, si actualmente, ¿es mejor éstos espacios abiertos con deficiencia en barreras físicas, y del fomento de colaboración en diseños estratégicos para el espacio de oficina?. Obviamente todo esto depende del tipo de compañía, del tipo de trabajo, del tipo de cultura de la compañía, de los objetivos, y de la estrategia. Todo ésto influye en la clase de espacio de trabajo qué es más contundente para conseguir los resultados previstos. ¿Las compañias están claras en los resultados qué ellas quieren obtener cuando se diseñan los espacios de trabajo? Anímo a las organizaciones a explorar las respuestas de mencionada pregunta y a garantizar, qué el diseño del espacio de trabajo se llevará verdaderamente a cabo con los resultados deseados.
Una consideración que muchas veces se pasa por alto cuando se busca conseguir trabajo de alta calidad en el diseño del espacio de trabajo, es el individuo. ¿Cómo trabaja mejor el individuo? ¿Es ésta persona introvertida ó extrovertida? ¿La persona trabaja mejor en un ambiente silencioso, con una mínima distracción ó con interrupción, ó dicha persona prospera en ambientes bulliciosos con constantes actividades y ruidos? ¿Tiene el individuo sensibilidad sensorial? ¿Existen ciertas actividades qué requieren que la persona necesite un espacio tranquilo? Una compañía está compuesta por muchas clases de individuos y éstos son diferentes a sus necesidades, a sus estilos, a sus personalidades, y a sus preferencias con respecto al trabajo. Piensa en cómo tú trabajarías mejor y en las diversas necesidades respecto a las áreas de trabajo, que dependiendo con las actividades qué estás desarrollando te gustaría utilizar.
Por ejemplo, cuando escribo, necesito silencio y cero interrupciones. Cuando estoy creando nuevo contenido, me gusta sentarme en el piso, utilizo marcadores de diferentes colores, coloco los papeles en el piso, y me gusta involucrar a otros con mis ideas. Hay momentos en los cuales me gusta estar sentada y otros estar de pie. Existen otros momentos en los cuales me encanta mirar la naturaleza y otros dónde no quiero mirar nada. Pero una cosa que estoy segura es que me gusta tener la disponibilidad de escoger cómo y dónde realizo mi trabajo, para con ello realizar lo mejor que puedo.
La forma en que se determina que clase de espacio de trabajo va a tener el individuo, en su gran mayoría, es estipulada según: su cargo, posición, título, años de servicio, restricciones de espacio, ó algún otro tipo de defecto del sistema. Depende del individuo en cómo sobrepasar, en buscar estratégias, en administrar , sobrevivir, y hacer frente a la asignación de espacios de trabajo en los momentos que no están alineados con las condiciones óptimas de trabajo para dicho individuo. Cuando trabajo con empleados sobre temas, tales como, minimizar multitareas, reducción de interrupciones ó distracciones ( las cuáles le cuestan billones de dólares anualmente a las compañías), práctica de enfoques profundo y sostenido, y establecer límites; el espacio de trabajo es algunas veces un tema que reluce como una barrera importante. Los empleados inmediatamente saltan y comparten estratégias entre ellos sobre cómo enfrentan ó cómo enfrentar con espacios de trabajo limitados. Miremos algunas de ellas:
Realizar el trabajo que requiere silencio y cero interrupciones en casa, durante las noches ó fines de semana.
Esconderse en un cuarto ó área secreta de la oficina dónde nadie pueda encontrame y pueda realizar mi trabajo.
Utilizar auriculares de cancelación de ruido ó tapa oidos de alta gama todo el tiempo para bloquear los ruidos.
Mirarme molesto ó enojado para que la gente me deje en paz
Seamos claros que vamos más allá de éstas sugerencias qué son más positivas, productivas, y sustanciales, pero no es éso qué quiero discutir en éste tema. El punto qué quiero resaltar es en generar discusión sobre las opciones que el individuo pueda considerar con sus preferencias y características en el espacio de trabajo. ¿Existen opciones para los individuos en realizar porciones de trabajo en un ambiente más adecuado ó apropiado para ellos? Entre mayor autonomía y control qué la persona tenga sobre cómo realizar su trabajo, ellos lo realizan mejor. ¿Existe algún trabajo qué se pueda realizar remotamente? ¿Existe alguna área en la oficina qué está designada como zona tranquila, dónde hablar y el uso de celulares es prohíbido? ¿Qué opciones existen para individuos con sensibilidad de ruidos? Existen también consideraciones de una perspectiva organizacional. ¿ Cuál es la etiqueta de la oficina respecto a interrupciones? ¿La cultura de la organización condena ó motiva a la realización de multi tareas? ¿La organización no está de acuerdo en trabajar remotamente?¿Existen reglas implícitas ó normas acerca del espacio de trabajo ó la flexibilidad en el espacio de trabajo? ¿Lo qué más importa en su cultura es la percepción de estar dentro de la oficina en un cierto número de horas ? ¿Cuáles son las creencias y actitudes acerca del espacio de trabajo y la flexibilidad de los líderes y supervisores en la compañía?¿Son los directivos ó supervisores quienes deciden si el departamento ó empleados tienen flexibilidad ó no? ¿La compañía ó la cultura de la organización mantiene creencias del pasado que ya no son relevantes?
Claro está qué hay ciertos roles ú otras obligaciones que no pueden prestarse a la flexibilidad del diseño del espacio de trabajo, pero el tema qué debe permanecer en la vanguardia y qué se necesita ser discutida y considerada como motivo y satisfacción del empleado. Para esos líderes ó supervisores quienes creen que los empleados no deberían tener opciones en el espacio de trabajo, porque creen que los empleados tomarían ventaja de ello ó qué éstas opciones no son justas para otros empleados quienes están en posiciones que no se prestan para dicha flexibilidad.
Los días de liderazgo autoritario en los cuales los trabajadores necesitan ser controlados en orden de que sean productivos han terminado ó por lo menos están a punto de acabarse. Individuos quieren realizar buen trabajo, contribuir, proveer valor, aprender, crecer, obtener resultados, resolver problemas, y tener éxito. Empleados necesitan ser confiables y apoyados en el trabajo que mejor están realizando ó que puedan hacer. Ellos necesitan estar en el sitio correcto y las condiciones de hacerlo, y lo más importante de todo es qué ellos necesitan la habilidad de escoger para qué éso suceda.
Invito a qué compartas tus pensamientos respecto a la flexibilidad del espacio de trabajo.
